Офис-менеджер

Компания "KA"

• В своей деятельности офис-менеджер руководствуется:

  - действующим законодательством Республики Казахстан;

  - Уставом Компании;

  - правилами внутреннего трудового распорядка;

  - приказами и распоряжениями директора Компании;

  - внутренними нормативными актами Компании;

  - настоящей должностной инструкцией.

  Офис-менеджер должен знать:

  - структуру Компании, направления ее деятельности;

  - организацию делопроизводства, схемы документооборота;

  - правила и стандарты по оформлению управленческих, организационно-распорядительных документов;

  - правила эксплуатации организационной, копировальной и вычислительной техники;

  - деловой этикет, правила делового общения, служебную субординацию, правила ведения телефонных переговоров;

  - правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты;

  2. ФУНКЦИИ

  На офис-менеджера возлагаются следующие функции:

  2.1. Административная поддержка деятельности Компании.

  2.2. Выполнение поручений директора Компании при осуществлении последним профессиональной деятельности.

  3. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ

  Для выполнения возложенных на него функций офис-менеджер исполняет следующие обязанности:

  3.1. Осуществлять:

  - прием документов и личных заявлений на подпись директора Компании;

  - работу с входящей корреспонденцией (письма, факсимильные сообщения): прием, регистрация, передача адресату, учет, хранение документов;

  - организацию получения корреспонденции по юридическому, почтовому и фактическому адресам;

  - работу с исходящей корреспонденцией (письма, факсимильные сообщения): регистрация, передача, учет, хранение документов;

  - по поручению директора подготовку проектов писем, запросов и других документов, касающихся деятельности Компании в целом;

  - по поручению директора печать служебных материалов, введение информации в банк данных;

  3.2. Осуществлять прием телефонных звонков и, в случае необходимости, перевод их на тех сотрудников, которым они предназначаются. Фиксирование полученной по телефону для директора информации в его отсутствие и доведение ее содержания до его сведения.

  3.3. Осуществлять организацию встреч посетителей и гостей Компании.

  3.4. Обеспечивать жизнедеятельность офиса:

  - заказ воды по мере необходимости;

  - заказ канцелярии по мере необходимости;

  - осуществление подписки на периодические издания.

  3.5. Добросовестно выполнять свои трудовые обязанности, соблюдать трудовую дисциплину, своевременно и точно исполнять распоряжения директора Компании, использовать все рабочее время для производительного труда;

  3.6. Качественно и в срок выполнять производственные задания и поручения;

  3.7. Поддерживать чистоту и порядок на своем рабочем месте, в служебных и других помещениях, соблюдать установленный порядок хранения документов и материальных ценностей;

  3.8. Эффективно использовать персональные компьютеры, оргтехнику и другое оборудование, экономно и рационально расходовать материалы и энергию, другие материальные ресурсы;

  3.9. Соблюдать нормы, правила и инструкции по охране труда, производственную санитарию, правила противопожарной безопасности;

  3.10. Постоянно повышать свой профессиональный уровень и квалификацию для эффективного исполнения должностных обязанностей.